Informaticasite van het Lauwers College te Buitenpost                 © R.J. van der Beek
 

Hoofdstuk 4: Rapporten in Access.

Je denkt misschien dat met een rapport een lijstje met cijfers voor vakken bedoeld wordt.
In Access wordt met rapport echter heel iets anders bedoeld. Wel een lijst met gegevens, maar dat hoeven geen cijfers te zijn. Elk lijstje dat afgedrukt moet worden wordt in Access een rapport genoemd.
Zo'n lijstje hoeft niet altijd in tabelvorm te worden afgedrukt, een lijstje met adresetikketen wordt ook een rapport genoemd.

  4.1. Adresetiketten

Start Access, en open de database bibliotheek.mdb
We gaan m.b.v. Access adresetiketten voor de leerlingen maken.
  • In Access 2003 gaat het zo:
    Klik op Rapporten, dan op Nieuw, dan op Wizard Adresetiketten, en kies als tabel LEERINGEN uit. Klik dan op OK.



    In Access 2007 open je eerst de tabel Leerlingen. Dan klik je in het lint op het tabblad "Maken", en dan bij de groep Rapporten op Etiketten.



  • Dan verschijnt er een venster waarin je het type etiket uit kunt kiezen.
    We kiezen voor etiketten van 64 bij 33,9 mm, waarvan er drie naast elkaar op een vel passen.



    Dan klikken we op Volgende
  • Daarna kunnen we het lettertpe enz. uitkiezen.
  • Vervolgens kunnen we aangeven wat we precies op het etiket willen hebben, en waar.



    De cursor staat rechts in het modeletiket op de bovenste regel.
    Op de bovenste regel willen we niets, daarom drukken we op enter. Dan staat de cursor op de tweede regel.
    Typ daar het woordje Aan in, en druk op enter. De cursor springt naar de derde regel.
    Klik dan in het linker venstertje op VOORN en klik op   >   (in het midden tussen de twee vensters)
    Onder het woordje Aan verschijnt dan {VOORN}.
    Druk dan op de spatiebalk. Klik daarna op TUSSENV en dan op   >  
    Ga dan verder zodat het resultaat wordt zoals je hier onder ziet.



  • Na een klik op Volgende kun je aangeven waar op gesorteerd moet worden, doe dat maar op de Achternaam.
  • Als laatste moet er nog een naam voor het rapport bedacht worden.
    Na een druk op Voltooien verschijnen de etiketten, en dan kun je ze op papier afdrukken.

  4.2. Klasselijsten

We gaan nu klasselijsten maken m.b.v. Access.
Start Access, en open de database bibliotheek.mdb
  • In Access 2003 gaat het zo:
    Klik op Rapporten, dan op Nieuw, dan op Wizard Rapport, en kies als tabel LEERINGEN uit. Klik dan op OK.



    In Access 2007 open je eerst de tabel Leerlingen. Dan klik je in het lint op het tabblad "Maken", en dan bij de groep Rapporten op Wizard Rapport.



  • Dan verschijnt er een venster waarin je aan kunt geven welke velden afgedrukt moeten worden.



    Klik in het linker venstertje op VOORN en klik op   >   (in het midden tussen de twee vensters)
    Klik dan op TUSSENV en op   >  
    Klik dan op ACHTERN en op   >  
    Klik dan nog op KLAS en op   >  
  • Na een klik op Volgende wordt er gevraagd of er groepeerniveau's toegevoegd moeten worden.



    Als je dat niet doet krijg je één lange lijst met alle namen onder elkaar (één regel per persoon, voornaam, tussenvoegsel, achternaam en klas achter elkaar)
    Wij willen de leerlingen per klas afdrukken, van elke klas een apart lijstje.
    Dus wij willen groeperen op klas.
    Klik dus op Klas, dan op   >  
  • Na een klik op Volgende kun je aangeven waar (binnen een klasselijstje) op gesorteerd moet worden, doe dat op de Achternaam.
  • Vervolgens kun je uitkiezen hoe het afgedrukt moet worden. Je kunt uit zes manieren kiezen. We kiezen voor Met Interval.



  • Daarna kun je een opmaakprofiel uitkiezen. Je hebt weer zes mogelijkheden, en je ziet de voorbeelden er bij. We kiezen voor Zakelijk.
  • Als laatste moet er nog een naam voor het rapport bedacht worden.
    Na een druk op Voltooien verschijnen de klasselijstjes, en dan kun je ze op papier afdrukken.



  4.3. Rapporten uit twee tabellen

We gaan nu lijsten maken met de namen van auteurs en de titels van de boeken die ze hebben geschreven.
Daarvoor moet je twee tabellen gebruiken: de namen van de auteurs staan in de tabel AUTEURS en de titels van de boeken staan in de tabel BOEKEN, en wie welk boek geschreven heeft is te zien aan het auteursnummer dat in beide tabellen voorkomt.

Start Access, en open de database bibliotheek.mdb
  • In Access 2003 gaat het zo:
    Klik op Rapporten, dan op Nieuw, dan op Wizard Rapport, en kies nog geen tabel uit. Klik dan op OK.
    In Access 2007 klik je in het lint op het tabblad "Maken", en dan bij de groep Rapporten op Wizard Rapport.
  • Dan verschijnt er een venster waarin je aan kunt geven welke velden afgedrukt moeten worden, en uit welke tabel die moeten komen.
    Kies eerst de tabel AUTEURS uit, klik dan in het linker venster met de veldnamen op ACHTERN en klik op (in het midden tussen de twee vensters)



    Kies dan de tabel BOEKEN uit, en klik in het linker venster met de veldnamen op TITEL en klik op   >  
  • Na een klik op Volgende wordt er gevraagd hoe de gegevens afgedrukt moeten worden: volgens AUTEURS of volgens BOEKEN.
    We willen dat de auteurnaam wordt afgedrukt, met daarachter de titels van de boeken die hij of zij geschreven heeft, en daarom kiezen we voor volgens AUTEURS



  • Na een klik op Volgende kun je aangeven waar (binnen het lijste van een auteur) op gesorteerd moet worden, doe dat op Titel.
  • Vervolgens kun je uitkiezen hoe het afgedrukt moet worden. We kiezen voor Blok (Access 2003) of In kolomvorm (Access 2007).
  • Daarna kun je een opmaakprofiel of stijl uitkiezen. Je ziet de voorbeelden bij de mogelijkheden die je hebt. Kies maar een mooie uit.
  • Als laatste moet er nog een naam voor het rapport bedacht worden.
    Na een druk op Voltooien verschijnt de lijst.